Vergaderingen, stand-ups, 1:1-tjes, check-ins. “Schiet maar wat in”.

Het overleggen vliegt je om de oren op de werkvloer. Toch valt het resultaat vaak tegen. Er wordt veel gepraat, maar weinig begrepen. Besluiten lijken helder, maar iedereen loopt met een ander beeld de deur uit. Voor je het weet ben je een uur verder en is alle energie allang uitgeklokt.

En dan hebben we het nog niet eens over de vorm. De ene collega wil ieder agenda punt voor punt doorspreken, de ander gooit liever wat to do’s in Slack. Voor de één is een meeting een teken van betrokkenheid, voor de ander kan het niet snel genoeg gaan. En precies daar sluipt verbaal en non-verbaal de miscommunicatie in teams naar binnen.

Het gaat er niet om dat teams te weinig praten. Het probleem is dat ze niet dezelfde taal spreken.

Surprise surprise: praten is niet hetzelfde als begrijpen

Veel praten is nog geen echte communicatie. In veel organisaties zijn meetings uitgegroeid tot rituelen: iedereen schuift aan, zegt iets, vinkt een punt af en loopt vervolgens vaak met een ander beeld de deur weer uit. Het is de illusie van afstemming. Juist daar ontstaan communicatieproblemen op de werkvloer. Niet omdat mensen niet willen, maar omdat er geen gedeelde taal is over wat woorden, signalen of besluiten eigenlijk betekenen.

De impact van miscommunicatie op de werkvloer

Dat verschil in taal is geen detail, het is één van de grootste energielekken in teams. Uit het State of Business Communication Report (Grammarly, 2024) blijkt dat kenniswerkers bijna 90% van hun werkweek besteden aan communicatie via verschillende kanalen. Toch ervaart meer dan de helft stress door miscommunicatie, met gevolgen als: lagere productiviteit, verstoorde relaties en gemiste deadlines.

Ook het Communication Statistics Report (2024) laat zien dat 63% van de medewerkers zegt kostbare tijd te verspillen door communicatieproblemen. Niet gek, want in Microsoft’s Work Trend Index 2025 staat dat medewerkers gemiddeld elke 2 minuten worden onderbroken door een e-mail, bericht of meeting. Dat is goed voor zo’n 275 verstoringen per werkdag (!). Daar komt bij dat ook nog eens 57% van de meetings ad hoc is, zonder agenda of duidelijke voorbereiding. Geen wonder dat teams vastlopen met zóveel prikkels.

Verschillende communicatiestijlen in teams

De communicatiestijlen in teams verschillen altijd. Een kort, duidelijk bericht kan bot overkomen. Goedbedoelde feedback kan als kritiek klinken. Generatieverschillen op de werkvloer versterken die verschillen. In ons vorige blog [De reden dat je Gen Z medewerkers niet begrijpt. En zij jou niet.] laten we zien hoe generaties ieder hun eigen communicatiestijl en werktempo meenemen. Het gevolg? Teams praten wel, maar begrijpen elkaar niet altijd.

Daarbovenop speelt non-verbale communicatie een grote rol. Toon, pauzes, lichaamstaal of zelfs emoji’s kleuren de boodschap. Wat voor de één luchtig en menselijk voelt, kan voor de ander onprofessioneel of onduidelijk zijn. Zeker in hybride teams, waar veel van die signalen wegvallen, neemt de kans op miscommunicatie alleen maar toe.

AI en communicatieproblemen op de werkvloer

En intussen schuift ook nog AI aan tafel. Chatbots die mailtjes schrijven, vergaderingen samenvatten en feedback gladstrijken. Handig, maar ook riskant: communicatie wordt sneller, maar soms ook vlakker.

Tegelijkertijd omarmen jongere generaties, zoals Gen Z en Gen Alpha, AI moeiteloos als shortcut om tijd te besparen en ruimte te maken voor creativiteit. Voor oudere collega’s kan het juist onpersoonlijk of onnatuurlijk voelen. Dat verschil in vertrouwen in technologie kan de generatiekloof vergroten. Precies daar ligt de uitdaging: het verbinden van verschillende communicatiestijlen op de werkvloer, zodat samenwerken weer energie oplevert.